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Laudos de exames laboratoriais não retirados

Programa de Indicadores Laboratoriais SBPC/ML – Controllab


Luiza Bottino – Supervisora de Serviços da Controllab

Rafael Monsores Lopes – Gestor de Serviços da Controllab

 

A publicação de um texto no jornal Qualifique, da Controllab (https://controllab.com/qualifique/pop_ed10_laudos_n_retirados.htm), em 2005, referente a uma pesquisa sobre os laudos de exames laboratoriais considerados “não retirados por pacientes”, provocou discussões na comunidade laboratorial.

Tal informação foi difícil de ser obtida pelos laboratórios dadas as diferentes formas de entrega de laudos aos pacientes e de registros dessa atividade nos sistemas de trabalho utilizados.

Podemos observar no gráfico a seguir que, naquela época, apenas 25% dos laboratórios entregavam seus laudos por e-mail ou via website, sendo que todos relataram entregar seus laudos de forma impressa para retirada no laboratório. Aproximadamente 63% dos laboratórios ainda disponibilizavam por telefone/fax e 37,5% entregavam os laudos de forma impressa e em casa.

 

Entre as inúmeras variáveis que dificultam concluir se o laudo foi realmente entregue, o jornal pontuou as que consideraram mais importantes levando em consideração as respostas dos laboratórios na enquete:

     • 67% dos laboratórios que enviam resultados por e-mail informaram também imprimir para retirada no laboratório.

     • 52% dos laboratórios não consideram entregues os resultados transmitidos para os médicos.• 50% dos laboratórios que transmitem resultados por telefone/fax informaram não considerar entregues, quando transmitidos dessa forma.

     • Os resultados liberados na internet (website do laboratório) necessitam de um controle de consulta para gerar o índice de “retirada”. Contudo, alguns informaram não ter esse índice.• Os laboratórios de apoio consideram os resultados entregues quando fornecidos ao posto de coleta, sem possibilidade de controle sobre a retirada pelo paciente.

 

Os dados da pesquisa foram considerados inconclusivos para o cálculo proposto, tendo sido recomendado que o laboratório que quisesse monitorar esse tipo de indicador deveria primeiramente padronizar a obtenção de dados, segmentando as diferentes formas de entrega.

Naquele mesmo ano, a SBPC/ML e a Controllab lançaram o programa de Indicadores Laboratoriais, uma ferramenta essencial na prática de medição de desempenho da gestão e dos processos, permitindo avaliar comparativamente, em nível nacional e internacional, os resultados dos laboratórios clínicos frente a seus pares. Também conhecido como Benchmarking, esse programa permite aos laboratórios maior efetividade na tomada de decisão frente às suas estratégias e fomenta a melhoria contínua de seus processos.

Em 2012, os “Laudos não retirados por pacientes” voltou a ser discutido no “8º Fórum de Indicadores Laboratoriais”, realizado junto ao 46º Congresso Brasileiro de Patologia Clínica, e tais dificuldades ainda eram relatadas pelos laboratórios para medir de forma precisa o acesso por parte de médicos e pacientes aos laudos liberados por eles.

O programa de Indicadores Laboratoriais completou 10 anos em 2016 e, em comemoração a essa data, 53 novos indicadores foram disponibilizados aos seus participantes, harmonizados com demais programas internacionais. Entre eles, foi lançado o indicador “IN040 – Laudos não retirados”. Mesmo considerando que pudesse haver dúvidas sobre uma padronização entre os laboratórios na coleta dos dados, o grupo técnico de discussão, que assessora o programa, considerou importante introduzi-lo para melhor conhecer esses dados, analisá-los e ponderar a necessidade de segmentá-los ou não, avaliando comportamentos diferenciados para grupos distintos de laboratórios.

Os dados solicitados aos participantes para esse indicador focam apenas exames realizados para pacientes ambulatoriais (não hospitalizados), embora o acesso a resultados de exames realizados para pacientes hospitalizados tenha grande importância para os desfechos da assistência à saúde.

No programa, os seguintes dados brutos são solicitados aos laboratórios para viabilizar seu cálculo:

       Entrada de Dados (ED91): Total de laudos não entregues aos clientes por vias impressas ou website

       Entrada de Dados (ED80): Total de laudos entregues

       Cálculo: (ED91 / ED80 ) x 100

       Unidade: % de laudos não retirados

 

Em 2016, o programa contou com 8 laboratórios reportando este novo indicador no segundo semestre, período em que foi lançado; e, em 2017, o número de participantes já apresenta 22 laboratórios, um número considerável de participação.

 

Perfil do laboratório
Analisando o perfil dos laboratórios que reportaram esse indicador, 90% atendem pacientes de rede privada ou mista, tendo um faturamento bem variável, onde 58% relataram ter < R$20 milhões/ano e 42%, igual ou acima desse valor. Quanto às regiões em que se encontram, 50% são de capitais.

Com relação ao volume de exames dos laboratórios participantes, os dados foram bem variáveis. Participaram laboratórios com até 125 mil exames/mês, mas houve também laboratórios com um volume de exame acima de 250 mil exames/mês.

Vale destacar também que 100% são de natureza privada e possuem sistema de informatização laboratorial. Quanto aos reconhecimentos como PALC, DICQ, ONA e ISO, 81,9% relataram ter pelo menos uma delas, sendo que 63,6% têm acreditação PALC.

Como o programa conta também com a participação de laboratórios internacionais, para esse indicador apenas 2 laboratórios da Argentina reportaram os dados necessários para calculá-lo.

 

Tipos de entrega de laudos
Comparando a pesquisa realizada em 2005 com os dados reportados pelos laboratórios participantes em 2017, podemos perceber no gráfico a seguir que o tipo de entrega de laudos de forma Digital – e-mail/website passou a ter o mesmo percentual que os entregues de forma Impressa e Retirada no Laboratório. Vale destacar também que a forma de entrega por Telefone ou Fax também obteve uma redução significativa de mais de 50%.

Desta forma, espera-se que as variáveis destacadas em 2005 frente à obtenção dos dados para este indicador tenham decrescido devido ao aumento da informatização.

 

Resultados do Programa de Indicadores
Segundo os 8 participantes que reportaram esse indicador durante o ano de 2016, foram disponibilizados, de janeiro a dezembro daquele ano, 8.806.424 laudos; destes, 322.016 foram considerados “não entregues”, o que corresponde a 3,7% do total de laudos gerados.

Já em 2017, com a participação de 22 laboratórios, só no primeiro semestre, 8.838.590 laudos foram gerados pelos laboratórios e, entre eles, 602.187 (6,8%) foram considerados “não entregues”.

É importante destacar que a mediana de laudos “não entregues” pelos participantes foi de apenas 2,9% em 2016 e 1,7% no primeiro semestre de 2017, ou seja, praticamente 50% dos laboratórios têm um percentual de laudos considerados “não entregue” abaixo de 3%.

Os laboratórios argentinos que reportaram esse indicador também apresentaram medianas próximas aos 50% dos laboratórios brasileiros. Acredita-se que, com a adesão de mais laboratórios estrangeiros, essa comparação possa ser mais representativa.

 

Conclusão
Mesmo sendo um indicador recente, o número de laboratórios participantes e o volume de laudos analisados foram bem significativos. Espera-se que o número de participantes aumente com o decorrer dos anos e que os resultados apresentem melhorias frente às comparações realizadas e frente à tomada de decisão dos laboratórios.
Esse indicador ainda será muito discutido em fóruns e workshop realizados pela SBPC/ML e a Controllab, na busca de padronizar a forma como esses dados são coletados e discutir boas práticas para que esse número se reduza a cada dia.

É importante destacar também que laboratórios com volume expressivos de laudos “não entregues” revejam a sistemática de entrega desses laudos e também a forma como está considerando o laudo como não entregue.

Igualmente importante será apontar para os gestores de laboratórios clínicos e desenvolvedores de sistemas de informação laboratorial (LIS) a importância da medição dos laudos não acessados referentes a exames realizados para pacientes hospitalizados. Esse tem sido um ponto de destaque na literatura sobre “atrasos e erros diagnósticos”.

O grupo técnico que assessora o programa de indicadores laboratoriais está em discussão para alterar o nome deste indicador para “Laudos não Acessados”, o que melhor representa as sistemáticas atuais de entrega.

 

Inscrições
O Programa de Indicadores Laboratoriais contém 93 indicadores que podem ser reportados pelo laboratório de forma gradativa, ou seja, o laboratório pode escolher qual (ou quais) indicador (es) que melhor se adequa(m) à necessidade de monitoramento do processo. A cada rodada, o laboratório recebe um relatório com dados de mercado para auxiliar em tomadas de decisão e, no final do ciclo, um Certificado de Participação é emitido listando os indicadores dos quais participou ininterruptamente.

Para se inscrever, basta entrar em contato com a Controllab pelo telefone (21) 3891-9900 ou por e-mail contato@controllab.com.br.

 

Publicado em 20/12/2017